Les archives publiques représentent une source de données importante en généalogie. Pour les consulter ou pour se les procurer, il faut respecter des délais et des conditions d'accessibilité, variables selon les types d’archives.
Définition des Archives Publiques
Explication de ce que sont les archives publiques
Les archives publiques sont régies par l’article L.211-1 du code du patrimoine et regroupent tous les documents administratifs, tous les registres d’état civil, les documents juridictionnels ou judiciaires, ainsi que les minutes et répertoires de notaires réceptionnés et archivés par une personne physique ou morale au sein d’un organisme du service public.
Importance et utilité des archives publiques pour la généalogie
En généalogie, ces archives constituent une source majeure. Les historiens, les généalogistes et toutes les personnes à la recherche de documents d’état civil ont accès à de nombreuses informations officielles dans les archives publiques.
Délais d'Accessibilité aux Archives Publiques
Présentation des différents délais de consultation pour les archives publiques
Pour accéder aux archives publiques, il est impératif de respecter les délais de consultation. Ils sont définis et consultables dans les articles L.213-1 et L.213-2 du code du patrimoine et dans les articles L311-1 à R311-8-2 du code des relations entre le public et l'administration. La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), une l’autorité administrative indépendante et compétente, qui facilite et contrôle l'accès des particuliers aux documents.
Délais courants
- aucun délai pour les listes électorales ;
- 30 ans pour les listes nominatives de recensement de population ;
- 60 ans pour les dossiers de police et les dossiers fiscaux contenant des informations relatives à la vie privée ;
- 75 ans à compter de la date de publication pour l’état civil, les actes notariés ;
- 100 ans pour les documents de justice, à compter de la date du jugement ou de la clôture du dossier ;
- 120 ans pour les documents personnels, à compter de la date de naissance de la personne concernée ;
- 150 ans pour les dossiers médicaux.
La communicabilité des archives publiques permet à toute personne de demander la copie d'un acte de naissance de plus de 75 ans. Si la personne concernée dans l’acte de naissance est décédée, le document est disponible 25 ans après la date du décès.
Si un acte d’état civil n’est pas en ligne sur les sites des archives, la demande peut s’effectuer sur le site dédié du Service Public. Les sites comme MyHeritage ou Filae permettent également de retrouver des documents officiels sur le web.
Délais spécifiques selon le type de documents
D’autres types d’archives sont classées et nécessitent un délai de communicabilité. Par exemple : les registres de naissance et de mariage (75 ans à compter de la clôture du registre) ou les documents relatifs aux affaires portées à l'exécution des décisions de justice, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements (75 ans ou 25 ans après le décès de la personne concernée).
Explication des facteurs qui peuvent influencer ces délais
Les délais de communicabilité d’archives dépendent du type d’archive (à caractère secret, avec des intérêts à protéger). Si la personne concernée par le document est en vie ou décédée depuis peu, les délais sont alors différents.
Cas Dérogatoires pour les Archives Protégées
Définition et explication des archives protégées
Les documents et archives protégés comportent des données à caractère secret, pouvant altérer la protection de la vie privée, du secret médical, de la sûreté de l’État, ou encore de la défense nationale. Toute personne qui souhaite accéder aux archives non librement accessibles doit demander une dérogation d'autorisation de consultation.
Présentation des délais dérogatoires pour ces archives
Afin de préserver les intérêts et les secrets de documents archivés, les délais d’accessibilité peuvent aller de 25 à 150 ans (nombre d’années avant que le document ne puisse être consulté, et à compter de la date de publication de l’acte).
- 25 ans, pour tous les documents pouvant porter atteinte :
- au secret médical, à compter de la date du décès de la personne (en cas de date de décès inconnue, le délai est porté à 120 ans à compter de la date de naissance) ;
- au secret des affaires ;
- etc.
- 50 ans pour les documents pouvant porter atteinte à :
- la vie privée des personnes et de leur entourage ;
- la sûreté de l’État ;
- la sécurité publique ;
- la sécurité des personnes ;
- au secret de la défense nationale, etc...
Pour consulter tous les délais (pouvant aller jusqu’à 150 ans) concernant les archives publiques spécifiques, se référer au Portail National des Archives.
Explication des conditions pour bénéficier de ces dérogations
La demande de consultation des documents protégés par des secrets permet à tout citoyen d'accéder aux informations protégées avant la fin du délai initial. L’autorisation doit être délivrée par le service interministériel des Archives de France (SIAF). En cas de refus, le demandeur a la possibilité de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs.
Modalités d'Accès aux Archives Publiques
Processus général d'accès aux archives publiques
L’accès aux documents d’archives publiques est régi par l’article L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration, où plusieurs modalités sont à disposition des citoyens :
- consulter les documents gratuitement et sur place, à condition que la préservation de l’archive le permette ;
- demander une copie (aux frais du demandeur) ;
- recevoir une copie par courrier électronique si le document est disponible au format numérique.
La délivrance d'un acte d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès) est gratuite.
Étapes spécifiques pour accéder à certains types de documents
Certains documents sont soumis à une demande d’autorisation pour être consultés ou reproduits. La demande de dérogation doit être adressée au Service des archives économiques et financières (SAEF), par le chercheur lui-même et via le formulaire dédié. Le dossier est traité par le service interministériel des Archives de France et la réponse est envoyée directement au demandeur. Si elle est positive, le chercheur se met en relation avec le SAEF afin d’organiser la consultation des archives en question.
Conseils et astuces pour faciliter l'accès
La demande par formulaire nécessite qu’il soit complet et qu’il contienne toutes les coordonnées du demandeur et les informations concernant la recherche. En cas de souhait de reproduction, le demander explicitement dans le formulaire, joindre toutes les preuves nécessaires (filiation, mandat, etc.), dater et signer.
Accès Particuliers pour Certaines Professions
Certains professionnels bénéficient d’accès facilités et réglementés aux archives publiques, dans le but de mener à bien l’exercice de leur fonction :
- Les juges d’instructions et les officiers de police judiciaire, avec un pouvoir de consultation de documents d'archives régit par l’article 99-3 du code de procédure pénale ;
- les services fiscaux, qui bénéficient d’accès étendus aux documents conservés par le Service public selon l’article L. 92 du code de procédure fiscale.
D’autres professions disposent de droits d’accès privilégiés, comme les notaires et les généalogistes professionnels. Ils peuvent se voir délivrer une autorisation d’accessibilité à certains actes par les services des archives publiques, si le Tribunal de grande instance de Paris donne son accord.
Pour approfondir les recherches dans les archives publiques
Pour aller plus loin et élargir les périmètres de recherches, consulter de grands sites de généalogie en ligne. MyHeritage ajoute 20 collections d’archives historiques en avril 2023 et 16 millions d’archives historiques issues de plusieurs pays :
- Australie, Registre des entreprises, de MyHeritage
- Canada, Colombie-Britannique Naissances et baptêmes, de MyHeritage
- Recensement religieux de l’Irlande de 1766, de MyHeritage